Trong hầu hết chuyến du lịch, du khách đều được thông báo giờ nhận phòng vào đầu giờ chiều, phổ biến từ 14h, thậm chí 15–16h ở một số nơi. Trong khi đó, thời gian trả phòng lại được yêu cầu trước 12h trưa. Sự chênh lệch vài tiếng khiến nhiều người thắc mắc vì sao khách sạn không áp dụng cách tính lưu trú tròn 24 giờ kể từ lúc khách nhận phòng.
Theo các chuyên gia trong ngành lưu trú, việc áp dụng khung giờ cố định không đơn thuần liên quan đến việc dọn dẹp một căn phòng riêng lẻ, mà là bài toán vận hành ở quy mô toàn bộ khách sạn.
Mốc 12h trưa hình thành như thế nào?
Buổi sáng là thời điểm phần lớn du khách rời đi để kịp lịch trình di chuyển tiếp theo. Mốc 12h trưa dần trở thành thời điểm trả phòng hợp lý vì trùng với nhịp sinh hoạt và giờ làm việc thông thường. Theo thời gian, quy định này được nhiều khách sạn trên thế giới áp dụng như một chuẩn chung, tạo sự đồng bộ trong hoạt động đón – tiễn khách.
Khoảng trống giữa trưa để làm gì?
Khoảng thời gian từ 12h đến 14h (hoặc lâu hơn ở một số khách sạn lớn) là quỹ thời gian quan trọng để bộ phận buồng phòng xử lý khối lượng công việc lớn trong thời gian ngắn.
Công việc không chỉ dừng ở việc dọn rác hay thay ga giường. Nhân viên phải làm sạch toàn bộ phòng, kiểm tra thiết bị, bổ sung vật dụng tiêu hao, đồng thời phối hợp với bộ phận kỹ thuật nếu phát sinh hư hỏng, với bộ phận giặt là để đảm bảo đủ đồ vải sạch. Dù việc dọn một phòng có thể chỉ mất chưa tới một giờ, nhưng khi phải hoàn tất hàng chục hoặc hàng trăm phòng với tiêu chuẩn đồng đều, khách sạn cần một khoảng thời gian tập trung và ổn định cho cả đội ngũ.
Vì sao không cho khách ở đủ 24 giờ?
Mô hình “nhận phòng giờ nào, trả phòng giờ đó” nghe có vẻ thuận tiện cho khách, nhưng lại tạo ra thách thức lớn trong quản lý vận hành. Nếu mỗi phòng có khung giờ trả khác nhau, khách sạn sẽ rất khó sắp xếp nhân sự dọn phòng, khó dự báo tình trạng phòng trống để xác nhận đặt chỗ mới và dễ xảy ra tình trạng chồng chéo, chậm trễ.
Việc duy trì mốc giờ cố định giúp khách sạn kiểm soát công suất khai thác, phân bổ nhân sự hợp lý và đảm bảo phòng sẵn sàng đúng tiêu chuẩn cho lượt khách tiếp theo.
Có ngoại lệ không?
Trên thực tế, nhiều khách sạn vẫn linh hoạt hỗ trợ khách nhận phòng sớm hoặc trả phòng muộn nếu tình trạng phòng cho phép. Dịch vụ này có thể miễn phí trong thời điểm thấp điểm hoặc tính thêm phụ phí khi khách sạn đông khách. Đây được xem là giải pháp dung hòa giữa nhu cầu thuận tiện của du khách và yêu cầu vận hành hiệu quả.
Như vậy, khung giờ 12h – 14h không phải quy định tùy tiện mà là kết quả của quá trình chuẩn hóa hoạt động trong ngành lưu trú toàn cầu, nhằm đảm bảo mỗi lượt khách đều nhận được căn phòng sạch sẽ, sẵn sàng và đúng tiêu chuẩn dịch vụ.
